Что такое электронная почта и ее роль в современном мире

Электронная почта, или e-mail, давно стала неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Несмотря на широкий выбор мессенджеров, почта все еще остается незаменимым инструментом корпоративной коммуникации. Она есть у всех, и позволяет разделить работу и личное общение. В этом тексте мы рассмотрим, что такое электронная почта, как она работает, ее преимущества и некоторые важные аспекты использования этого средства связи.

Интересный факт: первое сообщение по имейлу отправил американский инженер Рей Томлинсон самому себе, и позабыл его содержание! Предполагается, что это было что-то короткое и бессмысленное, типа "QWERTYIOP" 

Рэй Томлинсон - первый получатель и отправитель

Электронная почта — что это

Электронной почтой называют сервис или технологию, благодаря которой пользователи могут обмениваться сообщениями (электронными письмами) по компьютерной сети. По составу элементов и принципу работы электронная почта практически полностью повторяет работу почты реальной. Стандартный интерфейс включает:

• список писем от разных адресатов с информацией о том, кто отправил письмо;
• окно чтения сообщения;
• форму ответа и написания сообщения;
• кнопки вложений;
• папки для хранения разных писем (входящие, отправленные, удаленные и пользовательские).

Некоторые почтовые сервисы предлагают широкую функциональность, например, включают автоперевод писем, проверку вложения на вирусы, возможность создания шаблонов и отправку писем нескольким адресатам. Другие ограничиваются минимальными возможностями.

Основные понятия

Перечислим основные понятия, которые желательно знать пользователю:

• Почтовый адрес или e-mail — это адрес ящика, который используется, чтобы найти пользователя. У каждого пользователя индивидуальный адрес или несколько. Адрес состоит из имени пользователя, знака "собачки" и имени домена, например, info@roksis.ru.
• Электронное письмо или e-mail — это сообщение, которое пользователь отправляет или получает.
• Вложение или аттач — это файл, приложенный к письму.
• Спам — рекламные и вирусные рассылки.
• Почтовый клиент — программа или веб-интерфейс, которые позволяют использовать возможности электронной почты.

Как работает электронная почта: основные принципы

Электронная почта работает благодаря почтовым серверам — устройствам, на которых установлены специальные программы, принимающие письма от пользователей и отправляющие их адресатам. Для взаимодействия с таким сервером пользователь должен воспользоваться программой-почтовым клиентом, это может быть как самостоятельное приложение, так и веб-интерфейс почты какого-либо сервиса. То есть можно сказать, что электронная почта работает по принципу «клиент-сервер», когда клиент обращается к серверу с каким-либо запросом.

Опишем, как выглядит отправка письма:

1. Клиент отправляет письмо на почтовый адрес.
2. Почтовая программа (клиент) пересылает письмо на его почтовый сервер.
3. Сервер соединяется с сервером получателя, предварительно узнав информацию о нем.
4. Сервер получателя принимает письмо.
5. Получатель забирает письмо с помощью почтового клиента любого типа.

Если какое-то письмо не может быть доставлено адресату, оно будет поставлено в очередь на отправку, и сервер будет производить новые попытки его доставить.

Пересылка писем происходит с использованием различных концепций работы с почтой. Концепция POP3 предполагает, что почта хранится на сервере временно и пользователь с помощью клиента забирает ее себе. Концепция IMAP предполагает, что все письма хранятся на сервере, а пользователь просто получает к ним доступ. Большинство веб-интерфейсов работает именно по этому принципу, задействуя соответствующий протокол IMAP.

По исследованиям, в день отправляется ок. 332, 2 миллионов сообщений по e-mail

Зачем в современном мире нужна почта

Огромное количество мессенджеров значительно ускорило общение в интернете, неудивительно, что многие задаются вопросом, зачем нужен адрес электронной почты. Однако e-mail остается одним из самых популярных способов общения в современном мире. Она позволяет:

• организовывать переписку с удобной историей, возможностью отправки документов и файлов;
• регистрироваться на различных сервисах и сайтах, особенно там, где вы не хотите использовать свой номер телефона;
• вести деловую переписку, которая требует обстоятельных ответов. В интерфейсе электронной почты большое количество информации воспринимается проще и удобнее, чем в мессенджере;
• хранить важную информацию, которая потребуется не сейчас, а через год или несколько лет. Это договоры, чеки, подтверждения оплаты, страховые полисы. Отыскать их в мессенджере часто намного сложнее, т. к. там с каждой организацией свой диалог. А в почте одним запросом вы сможете получить все договоры одного типа (если, конечно, заранее задумались о том, чтобы правильно подписать вложения или задать определенную тему письма);
• получать данные из форм на сайтах, отчеты об опросах;
• удобно отсортировать полученные письма, разделять на отвеченные и неотвеченные, создавать напоминания для ответа через некоторое время, делать черновики и шаблоны для ускорения работы с большим объемом писем;
• переписываться на иностранных языках, используя встроенные автопереводчики.
• дистанцироваться от собеседника, отвечать в течение суток на почте - социальная норма. 

Несмотря на то, что формат проигрывает в скорости и надежности передачи информации, без e-mail все еще сложно обойтись. Электронный ящик становится своеобразным центром, вокруг которого собирается информация о жизни человека.

Адрес электронной почты на своем домене нужен каждому бизнесу. Это статусный элемент, который демонстрирует, что компания перешла на новый уровень, а не пользуется бесплатными сервисами.

Преимущества и недостатки e-mail

У любого сервиса есть сильные и слабые стороны. Рассмотрим особенности электронной почты,  ее плюсы и минусы.

Преимущества

Основные преимущества электронной почты — это простота использования, распространенность. Кроме того, это дешевый или бесплатный сервис, который не требует широкополосного или стабильного канала подключения к интернету. При правильной настройке клиента вы сможете получить текстовое письмо даже там, где какой-нибудь мессенджер просто откажется подключаться.

Недостатки

У любого сервиса есть минусы, и e-mail — не исключение. Перечислим главные недостатки электронной почты:

• ограничение на размер вложения. Все почтовые сервера имеют ограничения на размер вложения, но некоторые сервисы их обходят, загружая тяжелые файлы не во вложение, а на смежный сервис. Так работает связка почты на Яндексе и Яндекс.Диска;
• среди вложений могут появиться опасные, например, с вирусами и шпионящими за пользователем программами;
• отсутствие шифрования. Любой сервер в цепочке может получить содержимое письма;
• отсутствие обязательного подтверждения доставки. Пользователь не знает, получил ли адресат его письмо и прочитал ли его;
• отсутствие гарантии, что письмо дойдет до адресата. Отправление может быть заблокировано антиспамом. Также вы можете не получить письмо в некоторых сервисах, даже если отключите антиспам, сервера блокируют некоторые отправления, не спрашивая пользователя.

Несмотря на внушительный список минусов электронной почты, e-mail есть практически у всех.

Как работать с электронной почтой

Прежде чем начать работать с электронной почтой необходимо пройти регистрацию на бесплатном почтовом сервисе и получить свой адрес, либо настроить почту на своем домене. Вариантов бесплатных сервисов немало. Наиболее известные из них:

• Яндекс.Почта;
• Почта Mail.ru;
• Gmail.

Первые два сервиса русские, второй принадлежит Google, но без него сложно обойтись, если у вас есть телефон на Android. Практически всегда при настройке такие устройства требуют создать аккаунт в Gmail.

После регистрации нужно выбрать, как вы будете работать с электронной почтой на компьютере: через веб-интерфейс или с помощью почтового клиента. Веб-интерфейс позволяет ничего не настраивать, но при плохом интернете у вас не будет доступа к письмам. Почтовый клиент придется предварительно настроить и изучить, однако, с его помощью вы сможете писать и читать старые письма, даже если компьютер отключен от глобальной сети.

После регистрации можно писать и получать письма. Кнопка нового письма в разных сервисах выглядит по-разному, но обычно она подписана или имеет всплывающие подсказки. Для отправки сообщения необходимо ввести адрес, тему и тело письма. Тема — необязательный элемент, но желательный.

Стандартная форма письма в Яндекс.Почте

Рекомендуем при создании почты, которую вы будете использовать постоянно, записывать свои реальные данные. Во многих сервисах восстановить доступ к e-mail можно только предоставив документы, например, фотографию паспорта. Потеря же доступа к почте, на которую вы сделали регистрацию в большом количестве сервисов, неизменно обернется большим количеством проблем и сложностей. Поэтому заранее задумайтесь о безопасности: придумайте и запомните надежный пароль, напишите ответ на контрольный вопрос, который вы сможете повторить, и не используйте придуманные данные.

В целом, электронная почта является удобным и эффективным инструментом для общения и передачи информации. Несмотря на внушительный возраст, система все еще востребована и активно используется. Надеемся, нам удалось объяснить, зачем нужна электронная почта и как она работает. Если у вас возникли вопросы или вы хотите заказать настройку почтового сервера или почты домена для своей компании — напишите нам. Мы поможем!