Многие владельцы бизнеса наверняка слышали о таком понятии, как ERP-система. Подобное программное обеспечение все больше распространяется среди компаний, упрощая и удешевляя управление ресурсами. Название у всех на слуху, но что это такое и как системы управления ERP могут помочь в управлении бизнесом, понимает далеко не каждый. В нашем тексте мы расскажем подробнее о том, что это такое — ERP-система и чем она может быть полезна для вашей компании.
Определение и базовые особенности
ERP расшифровывается как «Enterprise Resource Planning» (планирование ресурсов предприятия) — это программное обеспечение,, которое помогает компаниям управлять своими операциями и ресурсами в единой системе. Программа, установленная на серверах компании, объединяет различные функции и процессы, такие как финансы, производство, продажи, логистика и управление персоналом — всё в одном месте.
ERP-системы очень востребованы
Почему появились ERP системы? Дело в том, что одной основных проблем, с которыми сталкиваются компании по мере своего роста и развития, является несвязность и разрозненность данных. Разные отделы хранят информацию в различных базах, в итоге собрать сводный отчет сложно. А "сложно" — это время и ошибки.
Вместо того чтобы хранить информацию в разных системах и таблицах, ERP-система собирает все данные в одном месте, что позволяет более эффективно анализировать ситуацию, принимать обоснованные решения на базе этого анализа. Естественно, что это положительно влияет на динамику развития бизнеса.
Для понимания преимуществ ERP-системы, давайте рассмотрим пример. Представьте, что вы владелец производственной компании. У вас есть отделы по закупкам, производству, продажам и учету. Каждый отдел использует свою собственную систему, и передача информации между ними требует много времени и усилий. Кроме того, возникают ошибки и дублирование данных, что затрудняет работу и замедляет процессы.
Все имеющиеся бизнес-процессы можно объединить в одной из существующих ERP-систем. Она интегрирует все отделы компании в единую базу данных, где каждый сотрудник имеет доступ только к той информации, которая ему необходима для выполнения своих задач. Это позволяет сократить время на передачу данных и улучшить сотрудничество между отделами. Кроме того, ERP-система предлагает множество дополнительных функций, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Например, она может автоматически формировать финансовые отчеты, а также предоставлять аналитическую информацию для принятия стратегических решений и так далее.
По определению ERP-система является мощным инструментом для управления бизнесом. Однако у подобного программного обеспечения есть свои плюсы и минусы. Кроме того, чтобы система полностью выполняла свои функции, ее нужно правильно внедрить, настроив и доработав все компоненты.
Компоненты системы
Основой ERP-системы является ее база данных. База данных — это центральное хранилище информации, где концентрируются все данные о предприятии. Она содержит информацию о клиентах, поставщиках, сотрудниках, продукции, финансах и многом другом. База данных обеспечивает целостность и доступность информации, позволяя различным модулям ERP-системы работать с актуальными данными. База обычно хранится на сервере, чтобы обеспечить бесперебойный доступ к информации.
ERP-системы состоят из различных модулей, каждый из которых отвечает за определенную функциональную область предприятия. Например, модуль управления производством отвечает за планирование производственных операций, учет материалов, контроль качества и другие аспекты, связанные с производством. Модуль управления продажами и маркетингом занимается управлением клиентскими отношениями, учетом заказов, аналитикой продаж и т.д. Каждый модуль предоставляет набор функций и инструментов, специально разработанных для определенной области бизнеса.
Помимо базы данных и модулей есть также компоненты, которые упрощают работу с системой:
Каждый из описанных компонентов играет важную роль в обеспечении эффективного управления бизнесом. Кроме того, в системе могут быть и другие элементы и модули, специфические для конкретного бизнеса.
Компоненты и модули ERP-системы
Виды и примеры ERP-систем
Классификацию ПО для планирования ресурсов проводят по разным параметрам. Чаще всего выделяют типы ERP-систем в зависимости от следующих характеристик:
- назначения. Существуют отраслевые решения и универсальные;
- организации. Есть приватные, публичные и гибридные системы;
- хранения данных. Данные могут храниться на внутренних серверах или в облаке, в различных форматах;
- интерфейсу. Обычно выделяют браузерные и стационарные решения, нередко внимание уделяется наличию мобильного приложения;
- лицензия. Существуют проприетарные программы и системы с открытым исходным кодом.
В качестве примера ERP-системы можно привести «1С:Предприятие», OpenBravo ERP, SAP ERP. Первая в России, пожалуй, наиболее популярная. Многие небольшие компании обращают внимание на систему «Галактика ERP», так как она бесплатная и создавалась с учетом реалий рынка России.
Что бизнесу дает ERP-система
Одним из главных преимуществ ERP-системы является ее способность интегрировать различные функции и данные в одной системе. Благодаря этому, компании могут упростить свои операции и улучшить координацию между отделами. Например, отделы продаж, закупок, производства и финансов могут легко обмениваться информацией, что позволяет сократить время на обработку данных и принятие решений. Все это возможно благодаря тому, что аналитик может получать точную и надежную информацию о состоянии бизнеса в режиме реального времени.
Кроме того, подобное программное обеспечение используется, чтобы бизнес-процессы. Она автоматизирует множество рутинных задач, таких как учет товаров, контроль запасов, обработка заказов и составление отчетности. Благодаря этому, сотрудники могут сосредоточиться на стратегических вопросах, что повышает производительность и эффективность работы.
Другие преимущества использования ERP-системы для решения задач бизнеса:
- потенциальная экономия на IT-решениях, потому что одна комплексная система заменяет большое количество различного софта;
- улучшенная защита от утечек. Подобные системы имеют повышенные стандарты в области информационной безопасности, кроме того, они дают возможность обеспечить различные уровни доступа разных пользователей. Такой подход уменьшает риски распространения важных данных;
- оптимизация планирования. Возможность автоматизации отчетов и наблюдение за бизнесом в режиме реального времени открывает дополнительные возможности для планирования. Кроме того, сама ERP-система может быть настроена так, чтобы обеспечивать нахождение закономерностей в работе бизнеса — находить слабые и сильные стороны компании;
- повышение качества клиентского сервиса. Работа с клиентом при использовании ERP-системы ведется через общее программное обеспечение, что позволяет всем ответственным лицам сразу же видеть детали предыдущих заказов и в целом быстрее реагировать на обращения. Это не может не сказываться положительно на клиентском опыте, ведь ответы персонала становятся более персонализированными и быстрыми.
Опыт подавляющего большинства компаний говорит о том, что введение в действие системы планирования ресурсов предприятия значительно повышает эффективность работы всех отделов. Однако нужно понимать, что поначалу, несколько недель или месяцев после внедрения, работа всех отделов будет идти медленнее. Это связано с тем, что сотрудники должны адаптироваться к новому порядку и привыкнуть иначе выполнять свои обязанности. Кроме того, далеко не все сотрудники благосклонно воспримут изменения, и это нормально. Понимание ценности и удобства любого программного обеспечения приходит с опытом.
Как понять, что пора внедрять ERP-систему
Несмотря на всю эффективность ERP-систем, они далеко не всегда требуются бизнесу. Для небольшой компании нередко продуктивнее будет не использовать никакой автоматизации, так как польза от нее будет нивелироваться необходимостью вносить в базу большое количество данных. Внедрение программной автоматизации требуется, когда объем информации и задач достигает такого размера, при котором автоматизация повышает скорость работы. Как понять, что время настало? Прикладываем чек-лист признаков того, что вашей компании пора выбирать ERP-систему:
- рабочее время сотрудников тратится на рутинные задачи, которые легко автоматизируются;
- принятие управленческих решений затруднено, так как у вас нет оперативной информации и ее сложно получить;
- бизнес-процессы автоматизируются, но каждый — с помощью своего программного обеспечения. Сотрудникам приходится вносить одни и те же данные в разные системы или вручную переносить информацию из одного ПО в другое;
- между отделами и сотрудниками нет взаимодействия;
- получить информацию за пределами офиса (например, если сотрудник находится в командировке) практически невозможно;
- сроки подготовки бухгалтерских документов, отчетов, всегда очень большие;
- нет единой системы работы с клиентами или она не связана с остальными процессами. Например, у вас есть CRM для ведения клиентов, но получить данные об остатках на складе можно только через другое программное обеспечение.
Подробное предпроектное исследование поможет вам понять, требуется ли вам внедрить ERP-систему или пока в этом нет необходимости.
Совет! Даже если вы видите, что сейчас система планирования ресурсов предприятия вам не требуется, есть смысл автоматизировать часть процессов. Однако рекомендуем сразу же решать вопрос с совместимостью данных. Используйте форматы и подходы, которые позволят вам через год-два быстро и безболезненно мигрировать в полноценную ERP-систему. Определенные сложности будут в любом случае, но их можно минимизировать, изначально правильно выстроив систему автоматизации.
Пример интерфейса популярной ERP-системы Oracle
Какие отделы можно автоматизировать с помощью ERP-систем
Корректно настроенная и правильно выбранная система управления ERP позволяет выстроить связь между административным центром и ключевыми отделами компании. Давайте рассмотрим несколько примеров отделов, которые могут быть автоматизированы с помощью ERP-систем, и приведем наглядные примеры для каждого из них.
Отдел продаж
ERP-системы позволяют автоматизировать процессы продаж и управления клиентской базой данных. Они собирают в одной базе информацию о заказах, контактах с клиентами, статусах доставки и оплаты, что позволяет упростить и ускорить работу. Например, с помощью ERP-системы можно автоматически формировать и отправлять счета, отслеживать статус заказов и анализировать данные о продажах для принятия решений.
Отдел закупок
ERP-системы позволяют оптимизировать процессы закупок, управлять поставщиками и инвентарем. Они дают возможность объединять информацию о поставках, ценах, сроках поставки и уровне запасов, что позволяет снизить затраты и повысить эффективность закупочных операций. Например, с помощью ERP-системы можно автоматически формировать заказы на основе уровня запасов, отслеживать поставки и контролировать расходы на закупки. Также можно автоматически выставлять счета, формировать договоры и другую документацию.
Производственные линии
Существующие ERP-системы позволяют автоматизировать процессы производства, управлять запасами сырья и готовой продукции, планировать производственные операции и контролировать качество продукции. Они объединяют в одно целое информацию о производственных заказах, ресурсах, рабочей силе и производственных операциях, что позволяет повысить эффективность и точность производственных процессов.
Отдел кадров
ERP-системы чаще всего имеют функции, которые позволяют автоматизировать процессы управления персоналом, включая найм, увольнение, оценку работы, обучение и учет рабочего времени. В системе вы легко найдете информацию о сотрудниках, их квалификации, графиках работы и заработной плате, что позволяет упростить управление персоналом и повысить эффективность HR-процессов. Например, с помощью ERP-системы можно автоматически формировать табели учета рабочего времени, проводить оценку работы сотрудников и планировать обучение.
Отдел финансов
Системы планирования производства позволяют автоматизировать процессы управления финансами, включая учет, бухгалтерию, управление бюджетом и финансовый анализ. Они предоставляют по запросу информацию о финансовых операциях, счетах, налогах и финансовых показателях, что серьезно ускоряет работу бухгалтерского отдела. Например, с помощью ERP-системы можно автоматически формировать финансовые отчеты, контролировать бюджет и анализировать финансовые показатели, а также готовить отчетность для проверяющих органов, отправлять данные в налоговую и так далее. Кроме того, система позволяет сделать доступ для администрации, чтобы руководитель отдела или всей компании мог быстро оценить актуальное состояние бизнеса.
В итоге, ERP-системы предоставляют комплексное решение для автоматизации различных отделов компании, что позволяет повысить эффективность работы и улучшить бизнес-процессы в компании (либо перестроить их полностью). Фактически, систему можно внедрить в любой отдел, просто для некоторых можно использовать готовые модули, а для других придется разрабатывать решение с нуля.
Пример интерфейса популярной ERP-системы SAP
Как происходит внедрение ERP-систем
Внедрение ERP-системы (Enterprise Resource Planning) является сложным и многогранным процессом, который требует тщательного планирования и координации. Крайне не рекомендуется пытаться проводить внедрение своими силами, так как неверно выбранный вид ERP-системы или некорректная настройка программного обеспечения приведет к тому, что софт будет не повышать эффективность работы компании, а снижать ее.
Рассмотрим основные этапы внедрения ERP-системы и выделим сложности, с которыми можно столкнуться на каждом из них.
Подготовка и планирование
Первый этап внедрения ERP-системы — подготовка и планирование. На этом этапе компания определяет свои бизнес-потребности и цели, а также выбирает подходящую ERP-систему. Возможные проблемы:
- неполное понимание бизнес-процессов. Это может привести к тому, что система будет выбрана неправильно, поэтому ее придется либо сильно дорабатывать, либо менять;
- сложности в выборе подходящей системы. Большинству руководителей на этом этапе нужна консультация специалиста;
- недостаток опыта в планировании проектов.
Как правило, избежать проблем и неправильных решений на этом этапе поможет предварительный аудит бизнеса. Опытные специалисты определят ключевые моменты в бизнес-процессах, дадут рекомендации по их преобразованию по необходимости и подготовят компанию к внедрению специализированного ПО.
Анализ и проектирование
На этом этапе проводится проектирование будущих процессов, которые будут поддерживаться ERP-системой. Это довольно трудоемкий этап, который, однако, проходит легче, если на предыдущем был проведен грамотный аудит. Основная сложность здесь — определить, насколько гибкое программное обеспечение вам требуется и учесть при выборе подходящей системы будущий рост компании.
Разработка и настройка
На этом этапе происходит разработка и настройка ERP-системы с учетом предварительно определенных бизнес-требований. Сложности могут возникнуть в процессе интеграции ERP-системы с существующими системами компании, а также при разработке дополнительных модулей или настраиваемых функций.
Интеграция — особый этап, под который необходимо выделить достаточно времени. Сроки зависят от количества отделов и размера организации. Этап интеграции плотно связан с тестированием системы и обучением сотрудников.
Тестирование и обучение
Тестирование системы необходимо, чтобы убедиться в ее правильной работе и соответствии бизнес-требованиям. Как правило, оно проводится в несколько этапов на всех уровнях разработки. После необходимо начинать интеграцию, которая включает перенос имеющихся баз данных в новую систему и обучение сотрудников. Сложности на этом этапе могут возникнуть из-за недостаточного времени для тестирования или недостаточной подготовки сотрудников к новой системе. Иногда внедрение ERP проводится в разных отделах в разное время, чтобы последовательно отладить все этапы работы.
Поддержка системы
Независимо от того, какая ERP-система выбрана, она требует поддержки. Необходимо обеспечивать бэкап базы данных, дописывать новые модули, если бизнес-процессы изменяются и так далее.
Внедрение ERP-системы — это сложный и длительный процесс, который требует тщательного планирования и координации. Важно учитывать возможные сложности на каждом этапе и предусмотреть план действий для их решения.
Есть ли у ERP-систем недостатки?
При всех своих преимуществах, ERP-системы не лишены и недостатков. Крайне важно учитывать этот момент перед принятием решения о внедрении. Основными минусами называют:
- высокую стоимость внедрения. Основная проблема в том, что любые типы ERP-систем нужно дорабатывать. Не существует компаний с полностью идентичными бизнес-процессами. Часть задач можно подогнать под типичные решения, но все равно придется дорабатывать программное обеспечение. Это требует серьезных затрат. Кроме того, нужно будет выделить время для обучения сотрудников и последующего обслуживания системы;
- долгое время внедрения. В крупных компаниях оно может занимать до нескольких лет. Если вы внедряете ERP-систему на начальном этапе развития компании, то процесс пойдет быстрее, но в будущем придется выполнить больше доработок, потому что заложить основу для всех направлений развития компании невозможно;
- сложность обучения сотрудников. Далеко не все специалисты готовы осваивать новые системы. Нередко члены коллектива выступают против, особенно, если привыкли работать определенным образом. Человеку сложно перестроиться, давление может вызвать конфликты и необходимость принимать сложные решения;
- необходимость приглашения специалиста, который будет отвечать за внедрение, обучение и поддержку. Крупные компании, как правило, обращаются за внедрением в специализированную фирму, а после нанимают одного-двух специалистов для поддержки. Мелкие фирмы могут отдать и внедрение, и поддержку на аутсорс.
Перечисленные недостатки характерны для любого сложного программного обеспечения. Особенность ERP-систем в том, что, после внедрения они практически всегда окупаются, значительно повышая эффективность работы компании и снижая ее затраты.
Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) могут значительно улучшить эффективность работы компании. Однако, внедрение такого ПО — это сложный и ответственный процесс, который требует тщательного планирования и подготовки. Важно понимать, что система ERP — это не просто программное обеспечение, которое можно установить и забыть. Она требует активного участия и поддержки со стороны руководства и сотрудников компании. При грамотном подходе и предварительном анализе особенностей бизнеса можно правильно спланировать и провести внедрение. Тогда система ERP станет настоящим инструментом успеха, и поможет вашей компании достичь новых высот.
