Проблемы коммуникаций
«Инел-дисплей» — производитель и поставщик POS-материалов. Это рекламный стойки и дисплеи, которые находятся непосредственно в точках продаж. Компания «Инел-дисплей» - крупный игрок на рынке. Ее цель — сделать покупки удобными и приятными, улучшая коммуникацию между брендом и покупателями. И одна из важных составляющих для достижения этой цели — нормальная работа средств коммуникаций, куда входит и электронная почта нашего заказчика. У компании было больше 100 почтовых ящиков на почтовом сервере, который предоставлял провайдер в своей облачной инфраструктуре. Почта работала некорректно: сотрудники часами не могли отправить письма, а входящая почта приходила нестабильно, и работникам компании приходилось каждый раз перезапускать программу, чтобы увидеть новые сообщения. Письма от важных клиентов постоянно попадали в спам. Компания могла потерять клиентов, вовремя не отправив важные документы.
Ситуация усугублялась тем, что в облачном сервисе, который использовал наш клиент, не было возможности настроить резервное копирование почтовых ящиков.
Как выбрать почтовый сервер?
При выборе почтового сервера есть два решения.
Первое и самое простое в реализации – это облачные почтовые сервисы от ИТ-гигантов майл.ру, яндекс и гугл. К сожалению, времена, когда эти почтовые сервисы предоставлялись бесплатно, прошли и сейчас, чтобы пользоваться корпоративной почтой на 100 пользователей, нужно ежемесячно платить в google 540 долларов в месяц, в яндекс 24900 рублей, а в мейл 22480 в месяц. Платные сервисы удобны, там есть много дополнительных возможностей вроде совместной работы с документами и выделенного облачного хранилища для каждого сотрудника. Но серверы, на которых будут лежать ваши письма принадлежат не вам, и на них нет возможности гибко управлять системой резервного копирования чтобы, например, быстро восстановить случайно удалённую переписку.
Второе решение — это покупка физического сервера, на который мы устанавливаем почтовый сервер. Тут есть два варианта: покупка платного почтового сервера, либо установка и настройка бесплатного почтового сервера на Linux.
Microsoft Exchange - самый распространённый почтовый сервер, который интегрируется с Windows-серверами, но он стоит от 100 000 рублей, плюс 5500 рублей за лицензию на каждый почтовый ящик. Такие расходы зачастую некомфортны для малого бизнеса, поэтому в данном случае мы отдаём предпочтение бесплатным аналогам на Linux. Их несколько, но мы обычно устанавливаем почтовый сервер Zimbra, потому что он практически не отличается по функционалу от Exchange и позволяет подключить надёжные антиспам-модули. Главным минусом является повышенные требования к компетенции системных администраторов, которые будут устанавливать, настраивать и поддерживать этот сервер.
Перенос корпоративной почты на новый сервер
Мы разделили перенос сервера на 4 шага:
- Анализ. В первую очередь мы составили список всех почтовых адресов для переноса и согласовали с клиентом, какие почтовые ящики нужно переносить на новый сервер, а какие можно оставить на старом. После этого проанализировали, какой будет нагрузка на почтовый сервер сейчас, и подобрали оборудование с учётом долгосрочного планирования по развитию компании на 5 лет вперед.
- Настройка нового почтового сервера. Мы установили оборудование в серверной у клиента, настроили виртуализацию и подготовили сервер к переносу старой почты.
- Миграция данных. Самый ответственный этап, во время которого мы синхронизировали почтовые ящики на серверах. Сотрудники клиента продолжали работать на старом сервере, но вся почта при этом копировалась на новый.
- Переключение на новый сервер. После того, как данные синхронизировались, мы отключили старый сервер и одновременно с этим перенастроили почтовые клиенты у сотрудников. Самое главное на этом этапе – не допустить простоя работы и сделать так, чтобы пользователи не заметили момент перехода на новый сервер.
Переезд на новый сервер занял у нас две недели. Обычно эту работу можно выполнить за несколько дней, но сотрудники «Инел-Дисплей» активно пользовались почтой, поэтому в процессе работы мы старались сократить время возможного простоя работы сотрудников и уменьшить их неудобства. Работы завершили в оговоренный срок. Ни один почтовый ящик при этом не пострадал.
Отзыв клиента
Выражаем благодарность нашему партнеру за многолетнее сотрудничество.
Компания сопровождает ООО «Инел-Дисплей» в сфере IT-поддержки, качественно и в срок выполняя поставленные задачи, оперативно реагируя на внештатные ситуации.
Специалисты компании проявляют профессионализм и индивидуальный подход, умеют слаженно действовать в сложных ситуациях, сохраняя выдержку и спокойствие.
В итоге клиент получил надежный новый почтовый сервер, который обеспечил бесперебойную работу почты компании. Ошибки и сбои сократились до нуля, почта работает стабильно, а специалисты «Инел-Дисплей» не испытывают трудностей при обмене информацией и документами с клиентами через электронную почту.
Постоянные сбои при отправке и получении сообщений, попадание писем в спам, глюки, долгая загрузка и т.д. могут стать препятствием при заключении важного договора для любой организации.