ERP простыми словами: специфика работы, плюсы и минусы, кому нужны

ERP-системы для бизнеса

Не так давно мы уже писали про ERP-системы и их особенности. В сегодняшней статье продолжаем тему ERP-систем и их использования для повышения эффективности вашего бизнеса. Поговорим о том, в чем преимущества и недостатки подобных программных продуктов, какими они бывают и когда ERP-система нужна, а когда без нее можно обойтись.

Что такое ERP простыми словами

В прошлой статье мы уже давали подробное определение ERP-системы. Аббревиатура из названия расшифровывается как «Enterprise Resource Planning» (планирование ресурсов предприятия). Повторим, что такое ERP простыми словами для тех, кто не читал предыдущий материал.

ERP (Enterprise Resource Planning) — это компьютерная система, разработанная для управления ресурсами и процессами внутри компании. Она используется для автоматизации и упрощения различных бизнес-операций, таких как учет, финансы, производство, продажи и т.д. Суть ERP-системы заключается в том, что она объединяет все основные функции компании в одном месте. Вместо того чтобы использовать отдельные программы для каждого отдела, вы заносите данные в одну большую базу, где они оказываются связаны. Поэтому отделу закупок не нужно специально запрашивать информацию по остаткам у производственного отдела — они могут просто вывести отчет с помощью ERP-системы.

Отвлеченный пример: если компания — это огромная мозаика, состоящая из множества кусочков, где каждый кусочек — отдел или решаемая задача, то ERP-система действует как клей, который соединяет все эти кусочки вместе.

Таким образом, ERP-система помогает компаниям улучшить показатели эффективности, сократить время обмена данными между отделами и избежать ошибок, связанных с ручным вводом данных или несвоевременной передачей документов между отделами.

Принципы работы стандартной ERP-системы

У любой ERP-системы есть два главных компонента: это платформа, в которую входят базовые функции программы, и база данных, где хранится информация, внесенная пользователями. Обычно в базовые функции входят следующие возможности:

• учет финансов;
• управление материальными ресурсами и производством;
• кадровый учет;
• продажи и отношения с клиентами (CRM);
• управление проектами;
• управление качеством;
• аналитика и отчетность.

Но в итоге базовая функциональность ERP зависит от того, какую программу вы рассматриваете. Разные производители подразумевают под наиболее нужными возможностями разные вещи: некоторые обрезают основные возможности до финансов, кадров и проектов, другие делают ее максимально функциональной.

База данных — это элемент ERP-системы, который не видит пользователь. Он может делать в нее запросы с помощью интерфейса платформы или иными способами, но в целом с базой не взаимодействует. Однако она обязательно есть, так как иначе организовать передачу информации между отделами невозможно. Если говорить простыми словами, что такое база в ERP-системе, можно сказать, что это большой виртуальный файловый шкаф, где хранятся все важные документы. Вы можете достать файлы из этого шкафа, изменить их, рассортировать и изменить способ отображения, но внутри шкафа файлы хранятся по своим заданным его архитектурой правилам.

Кроме базовой функциональности есть еще подключаемые и отключаемые модули. Они представляют собой наборы функциональных компонентов или подсистем, каждый из которых отвечает за определенный аспект бизнес-процессов. Эти модули взаимодействуют между собой, обеспечивая интегрированную автоматизацию различных функций предприятия. Формально, базовые функции системы тоже часто организованы через модули, но они продаются большим пакетом, а то, что в маркетинге называется модулями, можно подключать и отключать.

Каждый модуль ERP-специализируется на определенной функциональной области, и их взаимодействие обеспечивает целостность данных и эффективное управление всеми бизнес-процессами предприятия. Преимущества модульности заключаются в том, что она позволяет предприятию выбирать и внедрять только те функциональные компоненты, которые соответствуют его конкретным потребностям. Это уменьшает риски неудачных внедрений, обеспечивает более гибкую настройку системы под уникальные требования бизнеса и позволяет поэтапное внедрение различных модулей, улучшая процесс пошагового обновления и оптимизации функциональности.

Модульность также облегчает поддержку и обновление системы, так как изменения в одном модуле не затрагивают другие, обеспечивая более эффективное управление ресурсами и уменьшение общих затрат на поддержку ERP.

Интерфейс SAP ERP

Когда нужна и не нужна ERP-система

Если вы еще только задумываетесь, зачем нужна ERP-система, то, возможно, она вам и не требуется. Давайте рассмотрим признаки бизнеса, которому пора задумываться о том, чтобы установить систему управления ресурсами, и признаки бизнеса, которому стоит отложить внедрение.

Кому нужна ERP-система

Внедрение ERP (Enterprise Resource Planning) может быть полезным для бизнеса в следующих случаях:

• Рост и масштабирование. Когда бизнес начинает расти и масштабироваться, управление всеми бизнес-процессами становится сложнее и сложнее. Программное обеспечение может обеспечить централизованное управление всеми бизнес-процессами и филиалами.
• Нестабильность в учете и отчетности. Если бизнес сталкивается с проблемами в учете, бухгалтерии и составлении отчетов из-за разрозненных систем, ERP может обеспечить единый и надежный источник финансовой информации.
• Необходимость в улучшенной отчетности и аналитике. Если компания испытывает сложности в анализе данных и создании информативных отчетов для принятия решений, ERP может предоставить мощные инструменты аналитики и отчетности.
• Управление взаимоотношениями с клиентами. Когда необходимо улучшить взаимодействие с клиентами, внедрение модуля CRM (Customer Relationship Management) в ERP может помочь эффективному управлению клиентским опытом.
• Сложности в управлении цепочкой поставок. Если бизнес зависит от сложной цепочки поставок, внедрение модуля SCM (Supply Chain Management) позволит оптимизировать процессы.
• Требования к соблюдению нормативов и стандартов. Когда компания работает в отраслях с высокими стандартами и требованиями к соблюдению нормативов, ERP может облегчить соблюдение правил и норм.

В целом, EPR нужна компаниям, которые сталкиваются с ростом, сложными процессами и необходимостью улучшения управленческой эффективностью.

Кому не нужна ERP-система

Введение ERP (Enterprise Resource Planning) может быть преждевременным или ненужным для бизнеса в следующих случаях:

• Малый объем операций. Если компания только начала деятельность и у нее небольшой объем операций, то использование простых инструментов учета и управления достаточно для эффективного ведения бизнеса.
• Финансовые ограничения. Если у компании ограничен бюджет, внедрение ERP может еще больше ухудшить положение, ведь подобное программное обеспечение стоит дорого, а его внедрение стоит еще дороже.
• Отсутствие понимания бизнес-процессов. Если компания не имеет ясного представления о своих бизнес-процессах и не готова к их оптимизации, внедрение ERP просто не имеет смысла. Нельзя автоматизировать хаос. Прежде чем подбирать подходящую систему, ответственное лицо должно четко понимать, зачем ему нужна ERP и какие задачи с ее помощью бизнес будет решать.
• Сопротивление персонала. Если сотрудники компании не готовы к изменениям и опасаются сложности внедрения новой системы, решение о ее внедрении будет преждевременным. Необходимо сначала провести работу с персоналом, организовать предварительное обучение и несколько бесед, где ваши сотрудники смогут задать вопросы. В противном случае вы можете столкнуться с оттоком кадров.

В каждом конкретном случае необходимо внимательно оценить потребности и характер бизнеса, чтобы принять решение о введении ERP. Не все компании нуждаются в ERP-системе, и решение о внедрении следует принимать основываясь на реальных потребностях и возможностях предприятия.

Интересно, что иногда внедрение ERP на начальном этапе развития бизнеса вполне оправдано. Ведь, если говорить, что такое ERP простыми словами, — то эту систему можно назвать способом автоматизировать сложные задачи. Если вы со старта работаете в условиях строгих нормативов или со сложной цепочкой поставок, либо планируете резкое расширение в ближайшем будущем, возможно, стоит подготовить плацдарм в виде ERP-системы. Да, это потребует вложений, но окупится за счет минимизации расходов в будущем. Вам не нужно будет приводить все бизнес-процессы в систему для внедрения нового программного обеспечения, когда оно станет критически необходимым.

Интерфейс Галактика ERP

Плюсы и минусы ERP-систем

Подводя итоги нашего разговора о том, что это такое — ERP-система, сформулируем кратко и простыми словами плюсы и минусы подобного программного обеспечения.

Плюсы ERP-системы:

• Интеграция. Обеспечивает интеграцию различных бизнес-процессов и данных в единую систему, что улучшает эффективность и снижает риск дублирования информации.
• Централизация данных. Предоставляет единую базу данных, облегчая управление и обработку информации.
• Автоматизация. Позволяет автоматизировать повседневные бизнес-процессы, что снижает вероятность ошибок и увеличивает производительность.
• Отчетность и аналитика. Обеспечивает более эффективное создание отчетов и анализ данных для принятия информированных решений.

Минусы ERP-системы:

• Высокие затраты. Внедрение ERP стоит дорого: нужны лицензии на ПО, оплата услуг специалиста по внедрению, обучение персонала, поддержка.
• Сопротивление персонала. Сотрудники могут противиться изменениям, особенно если им требуется приспосабливаться к новой системе.
• Необходимость перестройки бизнес-процессов. При внедрении часто требуется перерабатывать бизнес-процессы так, чтобы их можно было автоматизировать.
• Риск потери данных. При неправильном внедрении существует риск потери данных, поэтому необходимы тщательное планирование и резервное копирование.

Все эти аспекты следует тщательно рассмотреть и учесть при принятии решения о внедрении ERP-системы в конкретном бизнесе.

Интерфейс 1С ERP

Популярные ERP-системы: краткий обзор рынка

На данный момент крупный бизнес в России обычно выбирает среди следующих альтернатив:

• 1С ERP. Многофункциональный модульный продукт, заточенный под российский рынок. Если говорить простыми словами, что именно может это программное обеспечение 1С ERP, то проще перечислить, что оно не может. Отдельно систему хвалят за удаленную постановку задач, простое начисление заработной платы, высокую скорость обработки заявок и возможность интеграции с другими системами 1C;
• Microsoft Dynamics. Эта система делает акцент на управление финансами, производство, цепочку поставок. Ориентирована на средний и крупный бизнес с несколькими филиалами.
• SAP ERP. Очень гибкая система, которую бизнес по всему миру предпочитает конкурентам. Сами разработчики утверждают, что занимают 87% рынка мировой торговли. Отраслевые модули позволяют охватить буквально все сферы;
• Галактика ERP. Еще одна система для российского рынка, основная клиентура — торговые компании, работающие в РФ и странах СНГ. Разработчики учитывают особенности законодательства для этого сегмента и своевременно вносят правки в ПО.

Какую ERP выбрать? Все зависит от специфики вашего бизнеса. В целом наиболее простой совет гласит, что стоит предпочесть 1С ERP, если вы работаете исключительно в России, и присмотреться к SAP ERP, если бизнес выходит на мировой уровень.

В заключение, внедрение ERP-системы – это стратегическое решение, которое может значительно улучшить управление бизнес-процессами и повысить эффективность предприятия. Однако необходимо тщательно оценить потребности и специфику своего бизнеса, а также учесть как плюсы, так и минусы данного решения. Высокие затраты и сложность внедрения должны быть компенсированы перспективой улучшения производительности, оптимизации процессов и повышения конкурентоспособности. Важно провести детальное планирование, обеспечить поддержку персонала и подготовку к изменениям, чтобы успешно внедрить и использовать ERP-систему в контексте своего бизнеса.