Как выбрать электронную почту: главные критерии
Популярные почтовые сервисы в целом похожи между собой по функционалу и интерфейсу. Из-за этого выбор в пользу того или иного сервиса становится и более простым и более сложным. Попробуем определить наиболее важные критерии на которые стоит опираться при выборе e-mail-сервиса для себя или близкого человека — и кратко разберем каждый из них.
Все варианты создания e-mail ящика можно поделить на два вида: создать на собственном сервере, или выбрать сервис от стороннего поставщика, платный или бесплатный. Рядовому пользователю, как правило, больше подходит второй вариант.
Сколько существует и будет существовать сервис-почтовик
Время жизни ящика критически важно. Почему? Все просто. Обычно электронная почта нужна, чтобы сделать регистрацию на сайте или сервисе. Вы можете пользоваться этим ресурсом год, два, десять, а потом по какой-то причине он может запросить у вас подтверждение входа в аккаунт, отправив письмо на почту. Важно, чтобы она была активна. Если доступа к ящику не будет, вы потеряете доступ и к сервису.
По этой причине не рекомендуется делать основной ящик на неизвестных сервисах (они могут просто исчезнуть) и на собственном сайте (вам придется поддерживать его и платить за него, даже если вы перестанете им заниматься.
Сколько место под письма дается
Хорошие сервисы дают бесконечное количество место под письма и дополнительно от 10 ГБ для хранилища файлов. Такой подход гарантирует, что вы будете получать свои письма и ящик никогда (в теории) не переполнится.
Насколько удобен интерфейс отправки и сортировки
Если раньше большинство использовало почтовые клиенты, который запускались из операционной системы, то сейчас все преимущественно пользуются веб-интерфейсом. Выбирайте тот сервис, который выглядит для вас наиболее понятным и удобным. Также обращайте внимание на рекламу и на возможность ее отключить. Как правило, это платная функция.
Веб-интерфейс почты на Gmail
Мобильная версия
Большинство крупных почтовых сервисов поддерживают собственные мобильные клиенты. Если вы планируете активно пользоваться почтой со смартфона, обратите внимание на их дизайн и возможности. Но иногда это не требуется и доступа к почте через браузер оказывается вполне достаточно.
Насколько надежная защита от спама и вирусов
Надежная защита от СПАМа важна, так как по электронной почте все еще рассылают сотни тысяч рекламных писем. Также хорошо, если почта может проверить вложения на вирусы, тогда вы сможете без страха скачивать присланные файлы.
Наличие интеграций
Почтовый адрес Gmail используется для входа в учетную запись YouTube, а «Яндекс.Почта» дает простой доступ к «Кинопоиску» и другим сервисам. Если вы собираетесь пользоваться какими-то сайтами, узнайте, не входят ли они в экосистему почтового сервиса.
Оценив будущий почтовик по этим критериям, вы сможете понять, подходит он вам или нет. Но не будьте слишком серьезны: выбор почты важен, но вовсе необязательно делать его раз и навсегда. Вы можете создать аккаунты на разных сервисах и даже сделать несколько аккаунтов у одного почтового провайдера. Главное — не забудьте настроить пересылку писем, чтобы ничего не потерять.
Лучшие бесплатные сервисы электронной почты
За время существования интернета появилось немало почтовых сервисов. Но многие из них сильно отстали от других. Перечислим несколько наиболее известных и востребованных почтовых систем, среди которых стоит выбирать себе email:
- «Яндекс.Почта». Яндекс предлагает бесплатную почту с большим хранилищем, удобным интерфейсом, а также интеграцию с другими сервисами Яндекса, такими как Календарь и Диск.
- Mail.ru. Mail.ru является одним из самых известных российских сервисов электронной почты. Он дает множество дополнительных функций, таких как календарь, облачное хранилище и возможность создания почтовых групп.
- Gmail. Gmail от Google является одним из самых популярных сервисов электронной почты в мире. Он обеспечивает 15 ГБ бесплатного хранилища, мощные фильтры для организации писем и широкие возможности интеграции с другими сервисами Google.
- Rambler. Rambler предлагает удобный интерфейс и 10 ГБ бесплатного хранилища. Он также предоставляет доступ к новостям, погоде, календарю.
Есть также почтовые сервисы с временной почтой, которые позволяют отправить одно письмо, а потом удаляются и другие особые почтовики. Обычному пользователю они чаще всего не требуются, но знать, что такое существует — полезно.
Вопросы защиты персональных данных в почтовых сервисах
Все сервисы, предоставляющие услуги регистрации email, так или иначе придерживаются определенной политики в сфере защиты персональных данных. Для обеспечения безопасности используются:
- способы распределенного хранения данных, репликацию информации на нескольких серверах, что помогает сохранить данные при сбое;
- разнообразные методы шифрования как во время передачи данных, так и при хранении их на сервере;
- многофакторная аутентификация, т. е. дополнительное подтверждение входа, например, с помощью отправки кода SMS на мобильный телефон и так далее.
Важно понимать, что представители власти РФ могут проконтролировать уровень защиты персональных данных только на российских почтовых серверах. Поэтому они настоятельно рекомендуют создавать почтовые ящики у компаний, чьи сервера располагаются в РФ.
Почта для бизнеса: правила хорошего тона и полезные сервисы
Даже самые респектабельные почтовые сервисы не заменят бизнесу преимущества почты на собственном домене. Почему? Любой адрес в почте, кроме корпоративного, будет смотреться не слишком солидно. Для деловой деятельности вам нужна почта с собственным доменом. Вот такая: info@roksis.ru.
Не знаете, как организовать почту на собственном домене и настроить почтовый сервер на VPS? У компании «Роксис» есть услуга создания корпоративной почты для бизнеса. Поможем вам выбрать все необходимое программное обеспечение, установим его и настроим. У вас будет современная корпоративная почта с неограниченным объемом памяти, удобным клиентом и мобильными приложениями. Подробнее — на странице услуги.
Интересный факт! Для того чтобы получить почту на собственном домене, вовсе необязательно ставить почтовый сервис. Можно использовать бесплатные системы: тот же «Яндекс» позволяет подключить почту для домена и использовать ее из своего стандартного интерфейса. Решение подойдет для маленьких компаний, фрилансеров, самозанятых.
Зачем почта бизнесу
Выделим несколько ключевых моментов, которые показывают основные задачи, решаемые бизнесом с помощью электронной почты:
- Коммуникация. Электронная почта обеспечивает быструю и эффективную коммуникацию между сотрудниками, клиентами и партнерами. Она позволяет отправлять сообщения, файлы, документы и другую информацию.
- Документооборот и учет контактов. Электронная почта упрощает процесс обмена документами и контрактами между сотрудниками и партнерами. Вы можете отправлять, получать и подписывать важные документы электронным путем, что экономит время и средства на печать, сканирование и доставку. Некоторые почтовые сервисы можно подключить к стандартным CRM.
- Маркетинг и реклама. Электронная почта является мощным инструментом для маркетинга и рекламы. Вы можете отправлять информацию о новых продуктах, акциях, скидках и других предложениях своим клиентам и потенциальным клиентам. Это позволяет вам привлекать внимание и удерживать свою аудиторию.
- Сбор данных. Во многих формах на лендингах и сайтах предлагается собирать данные с помощью писем на электронную почту.
Исходя из этого и нужно делать выбор почтового сервиса. И, что интересно, для разных задач нужны разные сервисы!
Коммуникация и документооборот — выбираем почту
Прежде чем перебирать варианты электронной почты и выбрать какой-то из них, задумайтесь, как вообще планируется строить коммуникацию внутри компании. Будет ли у вас какая-то конкретная CRM или вы будете использовать мессенджеры и так далее. Составьте план-схему будущих бизнес-процессов и определите, где в них будет использоваться электронная почта. Так вы сможете наглядно увидеть, зачем вам нужен ящик и какой вариант почты правильнее будет использовать.
Вам определенно понадобится почта на собственном домене. Она будет полезна, чтобы:
- выдать каждому сотруднику электронный ящик вида имя_фамилия@адресвашегосайта.ru;
- сделать сотрудникам регистрацию на почту в CRM (не забудьте добавить возможность пересылки писем на личный ящик сотрудника). Это избавит вас от необходимости опрашивать каждого нового человека и получать от него адрес его личного ящика;
- добавить на сайт сервисные почтовые ящики, например, info@roksis.ru, partner@roksis.ru и др. Так вы сможете перенаправить потенциальных партнеров или покупателей к нужным менеджерам, не создавая сотни аккаунтов на чужих сервисах.
Если для коммуникации по какой-то причине выбран бесплатный или платный сервис, связанный с почтой, лучше всего зарегистрировать каждого сотрудника в этой почте. Актуальный пример — Google Docs, который используют очень многие компании. Удобнее всего пользоваться сервисом, если есть почта на Gmail. Но необязательно делать ее основной, она может быть вспомогательной.
Также, как уже говорилось, можно обратиться к гигантам сферы — Mail.com, Yandex.ru, Google.com, чтобы использовать их интерфейс для почты, подключив к ним почту домена. Это решение для небольших компаний. Или для больших, если вы используете платные специализированные сервисы, например, Yandex 360.
Корпоративная почта «Яндекс 360»
Сбор данных
Выбор электронной почты для сбора данных зависит от того, какой сервис вы используете для сбора данных. Создав форму на Google Forms логично подключить к ней ящик Gmail, а на Yandex Forms — «Яндекс.Почту». Также можно использовать почтовый сервер специализированной компании для фильтрации, направляя основной поток заявок из формы туда. Но не забывайте: умные алгоритмы почтового сервиса вполне могут отсеять нужные вам письма. Следите за папкой «СПАМ».
Маркетинг и реклама
Нельзя использовать для рассылок ту же почту, что и для корпоративного общения — это аксиома. Для рекламы и маркетинга необходимо использовать специальные сервисы, например, MailChimp, SendPulse, SendSay и другие. Это не почтовые клиенты, поэтому мы не будем их подробно описывать в данной статье. Но вы должны знать: если вы ищете, какую электронную почту лучше выбрать для рассылки, правильный ответ — специализированный сервис. Только с помощью сервисов можно относительно безопасно массово рассылать письма. В остальных случаях их будут блокировать как СПАМ.
Сервис рассылок SendPulse
Как видите, вопрос выбора электронной почты для бизнеса зависит от того, какие задачи компания будет решать с помощью этого ящика. Поэтому основные критерии, на которые нужно опираться, могут отличаться в том или ином случае. Если вы сомневаетесь в том, как настроить email для бизнеса для вашей компании, свяжитесь с нами, дадим подробную консультацию и поможем сделать взвешенный выбор.
Какую электронную почту выбрать в РФ
Последние тенденции законодательства говорят о том, что для использования почты внутри РФ необходимо выбирать лучшие российские почтовые сервисы, избегая продуктов зарубежных компаний. Согласно ФЗ от 31.07.2023 № 406-ФЗ иностранные электронные почтовые сервисы использовать можно, но вот регистрироваться на российских сайтах с их использованием — нельзя.
В связи с этим мы рекомендуем выбор между «Яндекс.Почтой» и Mail.Ru. Это достаточно большие и проверенные компании, которые существуют много лет и вряд ли закроются. Для обычного пользователя это оптимальное решение. При этом вести переписку можно будет и с помощью Gmail: иметь несколько адресов почтовой почты не запрещено.
Интерфейс входа в почту Mail.Ru
В этой статье мы постарались максимально подробно объяснить, на что ориентироваться при регистрации постоянного email и какие критерии в каких случаях важны. Мы уверены, что, опираясь на наши советы, вы сможете решить, какую электронную почту выбрать в России. Если же появились вопросы или сложности, напишите или позвоните нам. Мы всегда рады помочь!
