Необходимость организовать собственный отдел информационных технологий — суровая реальность современного бизнеса. Даже малые компании уже не способны обойтись одним айтишником, который отвечает за все в организации, а с ростом компании значительно увеличивается количество различной ИТ-инфраструктуры или применяемых ит-решений: появляются серверы для совместной работы, удаленные рабочие места и т.д.. Компьютеры сотрудников, серверы, программное обеспечение, компьютерная периферия, корпоративный сайт — все это требует внимания. Некоторые компании открывают свои ИТ-отделы и стараются построить грамотное управление департаментом информационных технологий. О том, как это сделать и каких ошибок важно избежать, — в нашей статье.
Офис ИТ-отдела
Зачем нужен отдел информационных технологий?
Отдел информационных технологий или техотдел обычно состоит из команды квалифицированных, но в большинстве случаев узконаправленных специалистов: системных администраторов, программистов, сетевых инженеров, аналитиков данных и специалистов по информационной безопасности. Одной из ключевых функций технического отдела является обеспечение бесперебойной работы информационной системы компании. Они следят за техническим состоянием оборудования, решают проблемы с сетевыми подключениями, резервируют и восстанавливают данные в случае сбоев, а также обеспечивают защиту от внешних угроз и вирусов.
Кроме того, в сфере ответственности отдела информационных технологий управление инновациями, и внедрение новых ит-решений, которые могут повысить эффективность работы компании. Специалисты ОИТ исследуют и анализируют новые технологические тренды, проводят пилотные проекты и оценивают их потенциал для бизнеса. Например, внедрение облачных технологий, искусственного интеллекта или интернета вещей может значительно повысить производительность и конкурентоспособность компании.
Как построить свой IT-отдел
Прежде чем переходить к вопросу управления департаментом информационных технологий необходимо найти человека, который будет его возглавлять. Это ИТ-директор, он же CIO (Chief Information Officer). Это управленец, который входит в высшее руководство и настроен на то, чтобы обеспечить процветание всей компании. С ним другие директора и собственники компании обсуждают направление, в котором будет развиваться IT-отдел, задачи, которые он будет решать. Он же берет на себя управление департаментом информационных технологий в организации.
Построение собственного ИТ-отдела требует времени и опытного руководителя
Далее определяются цели и задачи ИТ-отдела. Об этом мы подробно писали в статье «Как избежать плохого управления ИТ-отделом». Цели формируются IT-директором. Они должны отвечать следующим требованиям:
- совпадают с общими задачами компании, например, для банковской сферы в первую очередь важно обеспечить безопасность для личных данных, а в производственной компании — отладить бизнес-процессы и автоматизировать их часть;
- структурированы и понятны. Используйте приоритезацию и методики постановки целей. Их много и они разные, выберите вместе с ИТ-директором ту, которая больше подходит для вашего бизнеса. Методики постановки целей помогают давать более ясные указания;
- имеют сроки реализации, разумные и учитывающие форс-мажоры, но не слишком затянутые. Также у целей должны быть контрольные точки. Это позволит вам упростить управление отделом информационных технологий в организации за счет того, что вы будете понимать, кто и когда должен перед вами отчитаться.
Когда есть ответственный и цели, становится ясно, сколько людей и для каких целей нанимать. Подбором может заниматься HR, однако на собеседования с главами подотделов, если они есть, желательно сразу же приглашать ИТ-директора. Департамент информационных технологий в организации сложен в управлении и построении из-за специфичности требований к сотрудникам и, подчас, специфичности самих сотрудников. Если HR не знает особенностей, он может отсеять опытных спецов, ориентируясь на общие критерии отбора, которые не всегда применимы к ИТ-специалистам.
Интересно, что в общемировой практике принято, что нужно нанимать двух ИТ-специалистов на 100 пользователей. Но все зависит от ваших задач. Если компания собирается разрабатывать свое клиентское приложение, вам потребуется специалист, который будет заниматься этой задачей. И так для каждой цели, которую вы поставили.
Как должен работать отдел IT в компании
Нужна высокая эффективность отдела? В таком случае вам необходимо собрать команду, которая будет идти к единой цели и иметь взаимодополняющие навыки. Но это далеко не все. Поговорим об основах управления отделом информационных технологий и о том, на базе чего необходимо выстраивать его работу.
Распределение ролей в команде
У каждого в отделе должна быть своя зона ответственности, известная остальным. Нельзя пересекать зоны ответственности, т. к. в этом случае задача не будет решена никем. Если в отделе много людей (больше 10 человек), его нужно разделить на два подотдела, каждый из которых будет отвечать за свою задачу.
Важно! Грамотное управление отделом информационных технологий предполагает, что со временем роли пересматриваются, сотрудники уходят на повышение или на обучение.
Коммуникация в команде очень важна
Коммуникация в команде
Между сотрудниками в компании должен быть определенный контакт. Правила и ритуалы помогут систематизировать работу, сделать ее более осознанной и четкой. Повышению коммуникации способствуют:
- планерки. Это короткое (5-30 минут) совещание, во время которого определяются задачи каждого сотрудника на неделю, возникшие сложности. Подобные собрания общие, но нельзя их затягивать. Они должны быть фиксированными по времени и проходить либо в начале недели, либо в конце, чтобы не прерывать никого в середине рабочего процесса;
- встречи one-to-one с руководителем, где сотрудник может обсудить свой прогресс, успехи и трудности;
- пятничные разборы текущей недели. Это встречи, где резюмируется прошедшая неделя, обсуждаются задачи на следующие, какие процессы можно улучшить. Они также не должны занимать много времени.
Также можно организовывать выездные мероприятия, совместное празднование и так далее.
Совет! Сразу продумайте, каким образом в команду будут приниматься новички. С какими регламентами им необходимо ознакомиться, кто их будет обучать и т. д.
Разумное решение конфликтов
Управление любым отделом предполагает решение конфликтных ситуацию, ИТ-департамент не исключение. Часть конфликтных ситуаций можно предупредить, если исключить частые причины, а именно:
- нечеткие сферы обязанностей;
- неточное описание задач;
- нарушение изначально оговоренных условий (например, человек приходил на свободный график, а оказалось, что нужно быть в офисе в определенное время).
К сожалению, межличностные разногласия предупредить не получится. Поэтому необходимо сразу продумать, как будут решаться конфликты.
Организация обучения сотрудников
Один из специфичных моментов в управлении современными отделами информационных технологий в том, что нужно сразу закладывать необходимость регулярного повышения квалификации сотрудников. IT все время изменяется, важно, чтобы специалисты всегда «держали руку на пульсе». Для этого нужны внешние и внутренние курсы, заказ профессиональной литературы, возможность обратиться к старшим коллегам за ревью или советом.
Вопросы наставничества и обучения необходимо продумать и проговорить заранее. И время занятий, и помощь новичкам должны компенсироваться в полной мере. В противном случае в команде будет зреть недовольство.
Сотрудники могут выезжать на обучение
Планирование загрузки сотрудников
Важно не допускать переработок, даже если сотрудники увлечены и желают дальше развивать продукт или идею. Постоянные задержки на работе — прямой путь к выгоранию и снижению эффективности. Не каждый сотрудник может сам следить за своим графиком. Руководитель должен как минимум подумать о том, как организовать работу так, чтобы каждый укладывался в сроки без переработок.
Главные трудности в управлении IT-отделом
Основная проблема, которая чаще всего всплывает при управлении ИТ-отделом, — это размытая ответственность. Когда вы приглашаете мастера на определенную задачу, например, протянуть кабель до нового рабочего места, вы знаете, что он должен сделать и за какое время. Подобные задачи же, переданные ИТ-отделу, могут решать разные сотрудники. Из-за этого возникает путаница и работа ведется медленнее, чем хотелось бы.
Кроме того, многие руководители не продумывают метрики оценки работников департамента, поэтому им сложно оценить их эффективность. Важно заранее продумать показатели KPI с учетом определенных при формировании отдела целей.
Как понять, что IT-департамент работает не так, как нужно
Для корректной оценки работы ИТ-отдела желательно привлечь специалистов, которые проведут аудит и составят отчет. Но в целом проблемы в работе департамента можно определить, как говорится, невооруженным глазом. Типичные признаки того, что работа не отлажена:
- Формально все занимаются своим делом, но никогда не знаешь, когда будет результат. Например, вы даете ИТ-отделу задание подготовить новое рабочее место или перевести сотрудников на новый софт, но вы не можете быть уверены, что вопрос будет решен в обозначенные сроки.
- Все члены команды полностью загружены и работают, но даже небольшие изменения вносятся не меньше чем за несколько недель.
- Сроки все время срываются, ответственных за это не найти.
- Итоговый продукт, если команда разрабатывает какой-то специфический софт для вашей компании, не соответствует бизнес-процессам. К примеру, вы хотите продавать свои товары через приложение, для вас важно показать внешний вид продукта, но в приложении фотографии маленькие, а видео добавить и вовсе нельзя. Команда об этом не подумала.
- ТОП-менеджер тратит много сил и времени, чтобы контролировать работу отдела. Для решения задач и завершения проектов приходится привлекать сторонних специалистов.
Если вы тратите непозволительно много сил и времени на управление отделом, а результата нет, подумайте, нужен ли вам вообще ИТ-департамент. Возможно, его задачи можно отдать на аутсорс.
Аутсорсинг ИТ иногда — разумное решение
Преимущества аутсорсинга задач ИТ-отдела
ИТ-аутсорсинг — это передача обслуживания компьютерной техники и программного обеспечения в руки компании, которая специализируется на подобных услугах. Одним из главных преимуществ аутсорсинга ИТ-задач является его экономическая эффективность. Вместо того чтобы содержать собственный департамент с постоянными затратами на зарплаты, обучение и обновление оборудования, компании могут воспользоваться услугами внешнего поставщика. Аутсорсинг позволяет снизить операционные расходы, оптимизировать бюджет и сосредоточиться на основной деятельности компании.
Аутсорсинг ИТ-задач также предоставляет возможность обращаться к высококвалифицированным специалистам разово и сравнительно дешево. Кроме того, фирмы, предлагающие аутсорс, обладают гибкостью, позволяющими масштабировать услуги в соответствии с потребностями компании. Это особенно полезно в случае временного или сезонного увеличения объема работы.
Аутсорсинг освобождает компанию от рутины и позволяет сосредоточиться на ее основной деятельности. Вместо того чтобы тратить время и ресурсы на управление ИТ-инфраструктурой, руководитель может уделить максимум внимания развитию своего бизнеса и достижению стратегических целей.
Построение собственного ИТ-отдела в компании и последующее управление им требует немало подготовки и знания специфики рынка. Необходимо найти грамотного CIO, сформировать цели и задачи департамента, подобрать подходящих специалистов, организовать их работу, регулярное обучение и многое другое. Подчас управление собственным ИТ-департаментом оказывается мероприятием невыгодным и слишком затратным для компании.
Аутсорсинг задач ИТ-отдела предоставляет компаниям ряд преимуществ, включая экономическую эффективность, гибкость, доступ к знаниям экспертов по доступной цене, концентрацию на основной деятельности и повышение безопасности. Однако, перед принятием решения о внедрении аутсорсинга, необходимо оценить потребности компании и заключить подходящий договор. OOO «Роксис» предлагает разные формы сотрудничества от отдельных задач до взятия на себя всех проблем, касающихся ИТ-сферы. Заинтересованы? Позвоните нам, чтобы узнать подробности.
