Занимаетесь бизнесом? Тогда вы точно слышали о том, что IP-телефония — это будущее и нужно отказываться от аналоговой связи в пользу этой технологии. Реклама IP-телефонии встречается везде и сложно найти человека, который бы ни разу не слышал этого термина. Но вот что это и как работает IP-телефония, смогут объяснить немногие. В нашей статье сегодня мы постараемся, избегая сложных терминов, рассказать об IP-телефонии простым языком, чтобы вы поняли, что это такое и нужна ли вашей компании эта технология.
Хотим сразу же обратить внимание, что у нашей компании есть услуга настройки IP-телефонии для бизнеса. Если вы заинтересованы в ней, можете сразу же позвонить нам и задать вопросы менеджеру — он прояснит все сложные моменты.
Что такое IP-телефония
IP-телефония — это технология передачи голоса в цифровой форме через интернет с использованием межсетевого протокола(IP - “Internet Protocol”). Вместо использования традиционных аналоговых телефонных линий для передачи звуковых сигналов голоса, IP-телефония преобразует звук в цифровой формат и передает его через сеть данных, такую как интернет. Эта технология позволяет эффективно использовать существующую сетевую инфраструктуру для коммуникации, обеспечивая гибкость, мобильность и разнообразные функциональные возможности, такие как видеозвонки и интеграция с другими приложениями.
Простое определение IP-телефонии звучит так: это способ звонков через интернет, а не по мобильной или проводной связи.
Для организации подключения в собственном офисе потребуется хотя бы один виртуальный многоканальный номер и облачная АТС. В большинстве случаев закупать дополнительное оборудование и вызывать мастера в офис не требуется: все настройки выполняются удаленно с помощью простого программного обеспечения или даже без него.
Схема организации IP-телефонии в офисе с использованием различных устройств
Принцип работы IP-телефонии позволяет реализовать использование этой технологии разными методами. Наиболее популярными стали три похода:
- с установкой оборудования, которое называется VoIP-телефон. Это стационарный телефон с дополнительными функциями. VoIP-телефоны оборудованы специальными чипами и программным обеспечением, которые позволяют преобразовывать голос в цифровой формат и передавать его через сеть интернет, обеспечивая качественную голосовую связь;
- с использованием обычного стационарного телефона. В таком случае функцию преобразования сигнала выполняет VoIP-шлюз, через который устройство подключается к сети. Этот метод позволяет использовать традиционные телефоны для звонков через интернет, превращая их в модели, совместимые с технологией IP-телефонии;
- без дополнительного оборудования вовсе. В этом случае разговор идет через программу на компьютере или приложение на смартфоне. Многие люди предпочитают использовать программы для голосовой связи на устройствах с доступом в интернет, таких как компьютеры, ноутбуки или смартфоны. Популярные приложения, такие как Zoiper, X-Lite или Phonerlite, позволяют пользователям совершать голосовые и видеозвонки в любой точке мира, используя интернет-соединение, что делает коммуникацию более доступной и удобной. Дополнительный плюс многих программ в том, что они легко интегрируются с другими системами, а некоторые CRM уже имеют собственную реализацию звонков, что существенно упрощает начало работы.
У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Например, VoIP-телефон часто удобнее на ресепшн, где кнопку нажать быстрее, чем пункт меню на мониторе. А приложения будут эффективнее в офисе, где переговоры с клиентами будут фиксироваться в CRM автоматически, а приниматься — прямо с компьютера или ноутбука.
Не стоит забывать, что прием звонков с ноутбука или планшета требует качественной гарнитуры. Иначе плохой микрофон и помехи сведут на нет все преимущества хорошей связи.
Телефонный аппарат для IP-телефонии
Особенности выбора способа внедрения IP-телефонии на предприятии
Выбор правильного формата работы со звонками в современном бизнесе играет ключевую роль. Оптимальное решение позволяет снизить расходы, упростить ответ на звонки клиентов, быстро организовать переключение на нужного сотрудника и так далее. Поэтому перед тем как заказывать организацию IP-телефонии в офисе, изучите, что это, как работает и каким образом эту технологию можно максимально эффективно использовать на благо компании.
Обратите внимание также на то, что именно является приложением для IP-телефонии и как они решают важные бизнес-задачи. Многие считают, что можно использовать известные всем Skype, Zoom и другие подобные сервисы. Но большинство из них не заточены под нужды бизнесменов, они создавались для конечных пользователей. У таких программ не будет нормальной интеграции, записи звонков, инструментов для аналитики. Мы рекомендуем подбирать специализированный софт с широким функционалом, актуальным именно для бизнес-использования. Даже будучи платными, такие программы быстро окупаются и серьезно упрощают работу с клиентами и партнерами.
Если вы решили организовать связь в офисе, закупив специальное оборудование, обязательно изучите его возможности. Многие современные телефоны с функцией VoIP сразу же предлагают множество бизнес-функций от конференц-связи до быстрого переключения на другого абонента. Если вам нужны специфические функции, возможно, стоит закупить более дорогое оборудование, что значит, что внедрение IP-телефонии будет дольше окупаться. Однако такие вложения оправданы, потому что позволяют сотрудникам работать быстрее и эффективнее.
Зачем нужна IP-телефония
Даже прочитав описание технологии IP-телефонии, многие бизнесмены старой школы не до конца понимают, чем такой инструмент может быть полезен их компании. Попробуем выделить несколько основных причин, почему технология очень актуальна и чем она помогает современному бизнесу.
Итак, данная технология:
- экономит деньги. В большинстве случаев даже построение инфраструктуры с нуля оказывается дешевле договора с мобильным оператором;
- открывает дополнительные возможности совершенно бесплатно, многие функции, которые доступны в других видах связи только за большие деньги, при использовании IP-телефонии доступны абсолютно бесплатно в стандартной комплектации оборудования или в обычном приложении;
- обеспечивает лояльность клиентов. При правильной организации колл-центра у вас никогда не будет занятых телефонов и плохой связи.
Это три базовых достоинства телефонной связи, которая организована через интернет. Подробнее о преимуществах и недостатках технологии читайте в тематическом разделе далее в статье. А пока давайте рассмотрим на реальных примерах (кейсах), для чего нужна IP-телефония современному бизнесу.
Глобальная бизнес-коммуникация
Международные компании могут воспользоваться преимуществами IP-телефонии для организации эффективной связи между офисами, находящимися по всему миру. Эта технология обеспечивает качественные глобальные конференц-звонки, снижая расходы на международную связь и создавая единое коммуникационное пространство для бизнеса.
Представитель компании использует IP-телефон для работы
Виртуальный офис и удаленная работа
IP-телефония предоставляет идеальное решение для компаний, которые стремятся создать виртуальные офисы и поддерживать связь с сотрудниками, работающими в удаленном формате. Это позволяет бизнесу сохранять единый стандарт коммуникации, даже если сотрудники рассредоточены по всему миру.
Клиентский сервис через многоканальные каналы
Интеграция IP-телефонии с другими каналами коммуникации, такими как чат и электронная почта, создает многоканальный центр обслуживания клиентов. Это позволяет клиентам взаимодействовать с компанией через предпочтительный им канал, улучшая общий опыт обслуживания.
Колл-центр с автоматизированными опциями
IP-телефония с легкостью интегрируется в системы колл-центра, предоставляя автоматизированные опции, такие как автоматическое распределение вызовов и возможность использования собственного голосового меню. Это оптимизирует процессы обработки звонков и повышает эффективность колл-центра.
Интеграция с CRM-системой
Интеграция IP-телефонии с CRM-системами позволяет автоматически отображать данные о клиенте во время звонка. Это повышает персонализацию обслуживания, поскольку сотрудник видит историю обращений клиента, информацию о его заказе, пометки предыдущего работавшего с ним менеджера. Все это значительно улучшает клиентский опыт и повышает лояльность покупателей и партнеров.
Обучение и вебинары
Технология дает возможность сформировать удобную среду для проведения обучающих сессий и вебинаров с участием множества заинтересованных лиц. Это позволяет бизнес-консультантам и образовательным учреждениям эффективно взаимодействовать со своей аудиторией.
Контроль и аналитика вызовов
IP-телефония предоставляет возможности для анализа вызовов, что позволяет бизнесу измерять эффективность рекламных кампаний и улучшать стратегии. Маркетинговые отделы могут использовать эту информацию для оптимизации рекламных усилий и повышения вовлеченности клиентов.
Как видите, существует множество задач, которые может решать для бизнеса такая технология как IP-телефония, потому что, если говорить простыми словами, а не терминами, телефонная связь по интернету быстрее, выгоднее и функциональнее классической аналоговой или мобильной телефонной сети.
Преимущества и недостатки IP-телефонии
Опираясь на описание конкретных кейсов применения технологии достаточно просто определить ее плюсы. Минусы, однако, не столь очевидны. Поговорим подробнее о преимуществах технологии для бизнеса и о том, с какими проблемами может столкнуться пользователь телефона, работающего по интернет-сети.
Главные преимущества IP-телефонии простыми словами — это:
- минимальные траты на звонки. Стоимость звонков с помощью IP-телефонии для крупных компаний значительно меньше, чем при использовании обычной мобильной связи. Особенно это касается международных звонков;
- минимальные затраты на обустройство сети. Технология позволяет использовать одну и ту же сетевую инфраструктуру для передачи голоса и данных, что может снизить общие расходы на связь. Если у вас уже есть локальная сеть, можно использовать ее для звонков;
- высокая гибкость в плане подключения. Пользователи могут подключаться к своей сети в любом месте, где есть интернет. Это значит, что вы легко организуете удаленные рабочие места и возможность полноценных звонков для сотрудника в командировке;
- широкий функционал связи по низким ценам. Конференц-звонки, переадресация вызовов, голосовая почта, видеозвонки — все это вы можете получить практически бесплатно, чаще всего, нужно лишь, чтобы у вас было установлено соответствующее программное обеспечение;
- легкая масштабируемость телефонной сети. Никаких искусственных ограничений нет, количество звонящих ограничивается только тем, насколько у вас широкий канал подключения к Интернету;
- организация внутренней телефонной сети компании без дополнительных затрат по защищенным локальным каналам;
- не нуждается в постоянном обслуживании, достаточно своевременно обновлять пользовательские приложения.
Качество телефонной связи при использовании услуги IP-телефонии зависит только от того, насколько стабильный у вас канал подключения к интернету. Это значит, что, если в сети проблемы, то и телефонная связь будет нарушена. Также вы не сможете звонить, если откажет электрическая сеть. Это не слишком серьезный недостаток на фоне остальных преимуществ, но данный момент нужно помнить и учитывать.
Также недостатком IP-телефонии называют тот факт, что в аварийной ситуации вы не сможете использовать этот способ связи для звонка в службу спасения, а также вас не смогут отследить по местоположению телефона. Однако для бизнеса это не проблема: большинство людей сейчас имеют личные телефоны, никак не связанные с внутренней сетью компании, с помощью которой совершаются рабочие звонки.
Надеемся, что нам удалось разъяснить, что такое IP-телефония и как она работает, и, хотя мы старались дать информацию простым языком «для чайников», этих данных должно быть достаточно для принятия обдуманного и взвешенного решения. Еще раз напоминаем, что вы всегда можете обратиться к нашим специалистам за консультацией и помощью: мы можем спроектировать как организацию телефонной сети, так и полностью всю ИТ-инфраструктуру предприятия или офиса. Звоните!
