Электронный документооборот для бизнеса: почему СЭД необходимы и какие у них преимущества

Электронный документооборот для бизнеса: почему СЭД необходимы и какие у них преимущества

02 февраля 2024

В любой организации основным источником информации должны быть документы: приказы, заявления, рекомендации, справки, договоры. Они появляются на разных стадиях работы и часто требуют определенного оформления. Чтобы рутинные операции не занимали слишком большого объема времени используются различные инструменты, упрощающие работу с бумагами. Одним из них может стать СЭД — программа документооборота. Поговорим о том, что это такое, зачем нужно такое программное обеспечение, какие у него функции и возможности.

Что такое СЭД: общее определение

СЭД – это сокращение, аббревиатура, которая расшифровывается как «система электронного документооборота». Это комплекс программных и аппаратных средств, предназначенных для автоматизации процессов обработки документов и обмена ими в электронной форме внутри организации или между компанией и клиентами, контрагентами, партнерами. СЭД создает виртуальное рабочее окружение, где документы, их обработка и передача осуществляются в электронном виде, содействуя тем самым улучшению оперативности и уменьшению затрат на рутинные бумажные процессы.

Интуитивно понятная начальная страница «1С:Документооборот»

Интуитивно понятная начальная страница «1С:Документооборот»

Система электронного документооборота внедряется с целью повышения эффективности бизнес-процессов, снижения временных задержек в обработке документов и обеспечения удобства в управлении информацией. Помимо повседневных операций, СЭД играет ключевую роль в обеспечении соблюдения юридических норм и требований по сохранности информации, в том числе с использованием средств электронной подписи. Это важное средство для организаций, стремящихся к цифровой трансформации и оптимизации своих рабочих процессов в условиях современного бизнес-окружения.

Не так давно мы уже писали о похожей системе в статье «ERP простыми словами: специфика работы, плюсы и минусы, кому нужны». Изучая этот материал, можно предположить, что основные задачи СЭД и ERP похожи. Однако, это не совсем так. В систему ERP вполне может входить модуль программы документооборота СЭД, и нередко он является обязательной ее частью. Это обусловлено тем, что в любом бизнесе используются документы. Но все же, СЭД — это лишь модуль, задачи ERP-систем намного шире.

Также не стоит путать СЭД с ECM-системами. ECM расшифровывается как Enterprise content management. Это системы управления контентом для предприятий, они также хранят документы, но разработаны для хранения любого типа контента, будь то мультимедиа или база знаний. СЭД же работает со структурированными документами, где всегда есть информационная и реквизитная часть. Для каждого типа документа (договор, счет, обращение) в СЭД свои настройки, однако, они похожи между собой и их объединяет то, что все это — формальная, официальная документация. В СЭД не хранят, например, видеокурсы для новичков в компании, а в ECM они вполне могут быть. Интересно, что современные СЭД на российском рынке, фактически, являются системами управления контентом, а не системами электронного документооборота. Многие и вовсе близки к ERP.

Учитывая этот момент, можно выделить несколько видов программ СЭД на текущем рынке:

  • системы делопроизводства. Это классические СЭД, работающие с формализованными правилами документооборота и позволяющие оптимально организовать движение внутренних документов компании;
  • электронные архивы. Это нечто среднее между СЭД и ECM, когда основной задачей системы является хранение документов различных типов, но упор все же делается на делопроизводство;
  • workflow-системы. Так называют программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать отдельные функции. Такие системы формализуют создание задач для клиентов, позволяют упрощенно отслеживать сроки, быстро информировать о проблемах;
  • ЕСМ — классические ЕСМ с функцией документооборота и наличием workflow-автоматизации.

Специфика современного бизнеса и уровень автоматизации процессов приводит к тому, что грань между различными видами ПО все больше стирается. Поэтому во многом названия сейчас — дань привычке. Продукт может называться СЭД, но являться практически ERP. Знание полного рынка, всех его ниш — одна из причин, почему желательно консультироваться со специалистами при подборе подобных программных продуктов.

Учебные материалы в системе «1С:Документооборот»

Учебные материалы в системе «1С:Документооборот»

Что может СЭД — обзор стандартных функций

Программа СЭД предоставляет пользователю обширный набор функций, совмещая в себе разнообразные инструменты для эффективного управления документацией в электронной форме. Эти функции помогают организациям переходить от традиционных бумажных процессов к цифровым, обеспечивая удобство в обработке и обмене документами, повышение производительности и соблюдение юридических стандартов. Рассмотрим основные функции СЭД подробнее.

Хранение и обработка документов

Зона хранения и обработки документов является центральной функцией любой программы для электронного документооборота. Система создает виртуальное хранилище, где каждый документ получает уникальный идентификатор и сохраняется в соответствии с предопределенными правилами классификации. Это обеспечивает легкий доступ к необходимым документам, так как пользователи могут использовать поиск по ключевым словам, меткам, датам и другим параметрам. Сотрудники также могут производить различные операции, такие как редактирование, добавление аннотаций, создание версий документов.

Одним из ключевых аспектов функции является обеспечение безопасности и целостности документов. СЭД позволяет ограничивать просмотр или правку определенных файлов в зависимости от роли сотрудников, предоставляя возможность управления правами доступа. Также система сохраняет историю изменений, что позволяет отслеживать, кто, когда и каким образом вносил изменения в документ. Таким образом, в СЭД обеспечивается централизованное управление электронной документацией с акцентом на доступность, безопасность и оперативную обработку бумаг.

Удобное управление документами: «1С:Документооборот» делает работу с файлами легкой и эффективной

Удобное управление документами: «1С:Документооборот» делает работу с файлами легкой и эффективной

Электронная подпись

Функция электронной подписи в СЭД гарантирует подлинность и целостность электронных документов. Это важное средство для обеспечения юридической значимости электронных соглашений и сокращения времени на процессы согласования. С использованием электронной подписи внутри системы, организации могут уверенно обмениваться документами, соблюдая при этом высокие стандарты информационной безопасности.

Электронная подпись может быть внутренней, заверяющей документы внутри компании. Она гарантирует, что документ был отправлен, исправлен, создан или удален пользователем конкретного устройства. Также электронная подпись может быть официальной, полученной в налоговом органе. С такой подписью вы можете передавать документы в налоговую удаленно, заключать удаленно договора и так далее. Официальная электронная подпись получается в налоговой и интегрируется в СЭД, где используется вместо печати для заверки важных документов.

Электронная архивация

Функция обеспечивает систематизацию и долгосрочное хранение электронных документов с возможностью быстрого поиска и извлечения. Она предоставляет организациям возможность соблюдения нормативных требований к хранению документов, а также улучшает общий доступ к архиву, повышая эффективность поиска и использования хранимой информации. Дополнительно архивация снижает объем базы программы за счет вынесения ненужных документов в отдельную категорию.

Создание документов по заложенным шаблонам

В функции СЭД может быть заложено ведение документации по кадровым вопросам, создание доверенностей, служебных записок, договоров, заявок, сопроводительных, корпоративных и финансовых документов. Как правило, это заранее созданные шаблоны, которые обеспечивают соответствие готовых документов требованиям текущего законодательства страны.

Интеграция с другими системами

Функция интеграции с другими системами в системах электронного документооборота обеспечивает взаимодействие и совместную работу с уже используемыми информационными платформами внутри компании, такими как ERP (системы управления предприятием), CRM (системы управления взаимоотношениями с клиентами) и другие. Интеграция позволяет обмениваться данными между СЭД и другими системами, устраняет дублирование информации, обеспечивает единую точку доступа к данным, повышает эффективность бизнес-процессов и обеспечивает более цельную картину деятельности предприятия, содействуя таким образом более гармоничной и усовершенствованной организации работы компании в целом.

Отчетность и аналитика

Функция отчетности и аналитики в системах электронного документооборота предоставляет возможность создания и анализа разнообразных отчетов о деятельности компании. В зависимости от версии ПО вы можете получить подробные данные о деятельности пользователей, сроках выполнения задач, а также других ключевых показателях. Пользователи могут получать детальную информацию о документообороте, что облегчает контроль и управление бизнес-процессами. Аналитика данных в программе СЭД дает возможность выявлять, какие слабые места есть у бизнеса, оптимизировать рабочие процессы, а также принимать информированные стратегические решения, касающиеся будущего компании.

Дневная аналитика: ежедневный отчет «1С:Документооборот»

Дневная аналитика: ежедневный отчет «1С:Документооборот»

Контроль доступа

Контроль доступа в системах электронного документооборота позволяет установить и управлять правами доступа пользователей к электронным документам в соответствии с их ролями и обязанностями в организации. С помощью специальных настроек ответственное лицо определяет, кто имеет разрешение просматривать, редактировать, удалять или передавать документы. Это помогает предотвращать несанкционированный доступ, обеспечивает конфиденциальность важной информации. Контроль доступа играет ключевую роль в защите данных и поддержании целостности информации в рамках системы электронного документооборота.

Системы электронного документооборота представляют собой мощный инструмент для современных организаций, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы. У них намного больше функций, чем может показаться на первый взгляд. Более того, для специфических задач обычно можно разработать собственные модули, которые упростят использование программного обеспечения и ускорят работу персонала.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота обещает существенные преимущества для компаний, включая увеличение эффективности бизнес-процессов, снижение затрат на бумажное оформление и хранение документов, а также повышение безопасности и улучшение доступности данных. Однако, среди недостатков могут возникнуть трудности при первоначальной настройке и обучении сотрудников новой системе, а также потенциальные угрозы безопасности данных в онлайн-пространстве. Поговорим о плюсах и минусах систем электронного документооборота, чтобы вы могли их учитывать при выборе подходящего ПО.

Плюсы СЭД

Внедрение СЭД может стать ключевым элементом цифровой трансформации компании, способствуя повышению ее конкурентоспособности, оперативности и улучшению взаимодействия с клиентами и партнерами. Использование подобного ПО дает фирме множество преимуществ:

  • оптимизирует рабочие потоки, уменьшая время на выполнение задач и снижая вероятность ошибок. Обеспечивает автоматизацию процессов обработки, передачи и утверждения документов внутри организации;
  • сокращает время обработки документов и ускоряет их обмен между сотрудниками и партнерами;
  • обеспечивает экономию на бумаге, печати, почте и хранении документов, а также уменьшение вероятности ошибок, требующих коррекции;
  • гарантирует легкий доступ к электронным документам из любой точки мира, улучшенные возможности поиска и фильтрации;
  • позволяет установить ограничения доступа, обеспечить отслеживание и аудит операций повышает уровень безопасности;
  • упрощает обеспечение соответствия требованиям законодательства по хранению и обработке документов, в том числе, появляется возможность быстрой адаптации к изменениям, которая затрагивает все новые документы в компании;
  • повышается дисциплина исполнителей. По статистике более 20% заданий от руководителя не выполняются, даже если они выданы в форме приказа. СЭД позволяет отслеживать не только выдачу, но и факт выполнения задачи;
  • упрощается следование стандартам ISO 9000, что позволяет получить сертификацию, которая является дополнительным преимуществом на современном рынке;
  • упрощается адаптация новых сотрудников, так как им проще получить доступ к необходимым для работы документам. Обучение проходит быстрее и более качественно;
  • повышается конкурентоспособность за счет ускорения документооборота, улучшения качества услуг и скорости обслуживания клиентов.

В целом при использовании программы электронного документооборота СЭД бизнес-процессы становятся более прозрачными. Руководитель может следить за исполнением задачи на любом ее этапе, корректировать сроки, давать обратную связь.

Оповещения по мере необходимости в «1С:Документооборот»

Оповещения по мере необходимости в «1С:Документооборот»

Минусы СЭД

Системы электронного документооборота обладают несколькими потенциальными минусами:

  • внедрение СЭД может потребовать значительных усилий на этапе настройки системы и обучения сотрудников. Новые процессы и технологии могут вызывать сопротивление у части персонала, что замедляет адаптацию;
  • начальные инвестиции в программное обеспечение могут вызвать затруднение у компаний с малым бюджетом, так как требуется вложиться и в ПО, и в настройку, и в обучение персонала;
  • при использовании СЭД возникает зависимость от технических средств, и сбои в работе системы или проблемы с доступом к данным могут временно парализовать бизнес-процессы;
  • в зависимости от отрасли и региона существуют определенные стандарты и законы, регулирующие электронный документооборот. Например, не все документы могут быть исключительно электронными;
  • если контрагенты не используют программы СЭД, придется вести смешанный документооборот, что не всегда удобно;
  • компании могут столкнуться с ограничениями в адаптации своих уникальных бизнес-процессов к функционалу предлагаемой СЭД. Это означает дополнительные траты и вложения в доработку программного обеспечения.

Внимательное рассмотрение всех аспектов позволяет компаниям принять взвешенное решение и начать внедрение той или иной системы, либо отказаться от этой задачи.

Как выбрать СЭД. Советы руководителям

Чаще всего выбор СЭД обусловлен уже имеющимся в компании ПО. К примеру, если большая часть работы у вас строится на 1C, нет смысла выбирать что-то иное, кроме «1С:Документооборот». Синхронизация двух систем, которые заточены под совместную работу, пройдет намного проще, чем внедрение совершенно нового программного продукта. Выбирать СЭД по другим параметрам нужно в двух случаях: вы не используете никакие средства автоматизации вовсе, либо те средства, которые у вас есть, по какой-то причине не подходят.

Систематизация информации: справочник организаций в «1С:Документооборот»

Систематизация информации: справочник организаций в «1С:Документооборот»

Из чего выбирать. Популярные СЭД

Наиболее популярными программами, обеспечивающими функции документооборота, можно назвать:

  • Directum;
  • Docsvision;
  • «Дело»;
  • «Тезис»;
  • «1С:Документооборот»;
  • Elma ECM+;
  • Microsoft SharePoint.

Это рейтинг от TAdviser по данным с 2005-го до 2020-го года. Мы рекомендуем проверить возможности всех этих продуктов: от функций СЭД «Дело» до доступности Microsoft SharePoint для российских пользователей. Также очень многие компании предпочли иные программные продукты, включая, собственные разработки. Тщательный анализ рынка поможет вам понять, какая система лучше.

Как выбирать. Главные точки внимания

Выбор программы для электронного документооборота в компании — это важное решение. Неверный подбор ПО может привести к тому, что использование программы затруднит работу сотрудникам, а не облегчит ее. Перечислим, на что необходимо обратить внимание, выбирая программу СЭД:

  • какие именно задачи вам нужно решить с помощью СЭД и электронного документооборота. Например, это может быть ускорение обработки документов или улучшение доступности данных. Это позволит сформулировать требования к программному обеспечению и отсеять неподходящие варианты;
  • стоимость внедрения и обслуживания различных систем. Обратите внимание не только на начальные затраты, но и на потенциальные расходы в будущем;
  • надежная техническая поддержка, и регулярные обновления для обеспечения безопасности и эффективности работы. Обновления особенно нужны, если вы хотите полностью положиться на ПО в плане оформления документов. Требования закона меняются, важно, чтобы разработчики быстро вносили изменения в поставляемые шаблоны;
  • возможность интеграции в уже имеющееся ПО. Чаще всего документооборот между разными программами затруднен, важно, чтобы новый софт хорошо вписался в уже имеющуюся ИТ-инфраструктуру;
  • имеющиеся обучающие материалы. Вы вряд ли хотите составлять собственную программу обучения для СЭД, записывать видеоуроки для новичков и составлять подробные гайды. Все это занимает время и требует вложений;
  • высокий уровень безопасности для документов. Проверьте, какие меры предпринимаются для защиты конфиденциальности данных.

Если возможно, проведите тестирование выбранной программы в рабочей среде. Это поможет убедиться, что она соответствует вашим ожиданиям.

Вся информация о команде под рукой: «1С:Документооборот»

Вся информация о команде под рукой: «1С:Документооборот»

Как работать в программе СЭД

Учитывая, что системы документооборота — это различные программные продукты, сложно дать общую инструкцию, как работать в программе СЭД. Если у вас возникает подобный вопрос, необходимо начать с обучения. А именно:

  • Изучите базовую справку по программе и инструкцию к вашей СЭД.
  • Запишитесь на курсы или пройдите курс о том, как работать в вашей программе СЭД, самостоятельно.
  • Пригласите консультанта, который займется обучением — вашим и сотрудников.

Особенности документооборота между разными ЭДО

Для некоторых компаний очень важна возможность наладить электронный документооборот между несколькими видами систем электронного документооборота. Это возможно, для подобных настроек есть даже отдельный термин — роуминг. Правда, придется настроить роуминг и у компании, и у контрагента, когда документооборот будет единым. Настройка функции зависит от используемых СЭД, нередко, она автоматизирована. Но иногда требуется помощь специалиста.

С учетом стремительного развития технологий и повышения требований к эффективности бизнеса, СЭД становятся неотъемлемой частью современной корпоративной среды, обеспечивая компаниям конкурентные преимущества, оперативность и надежность в обработке информации. Внедрение таких систем способствует увеличению эффективности, снижению затрат, повышению безопасности и улучшению внутренней координации. Однако, важно тщательно выбирать систему, учитывая уникальные потребности компании, и обеспечивать грамотное внедрение и обучение сотрудников. Подбором и внедрением нередко занимаются специалисты, как и ИТ-аудитом. Если вам нужны подробности — звоните, мы дадим первичную консультацию и подскажем, чем можем помочь.


Саша Рожнов
Об авторе:
Саша Рожнов — железоманьяк, повелитель софта и технический директор «Роксис»
ООО "Роксис" Контактная информация:
Адрес: улица Народного ополчения, д. 34, оф. 312 Зеленоград, ул. Юности, д. 8, оф. 702-718 Россия, Москва
Телефон:+7 (495) 662-47-21, E-mail: info@roksis.ru